Negocjacje i zawieranie umów B2B - jak doprowadzić do win-win

Każdego z nas potrafi zaskoczyć życie. Wizerunek rzeczy jaki nam się jawi może być niezgodny z realiami. Część spośród nas może sądzić, iż e-przedsiębiorcy mają największy kłopot z relacjami w B2B. Wnioski takie wyciąga się na podstawie różnić między prawami i obowiązkami, a także restrykcyjności sankcjonowania za działania niezgodne z prawem, a faktyczną wykładnią bieżącego stanu prawnego. Problemy z B2B mogą dotyczyć zarówno dużych, jak i drobnych e-przedsiębiorców.

W tym artykule zostaną poruszone podstawowe i najistotniejsze kwestie związane z przepisami prawnymi Business to Businness. De facto takie problemy rzadko dotykają przedsiębiorców, a jeżeli już się pojawiają, rozwiązania należy szukać u prawnika. Internet jest pomocny źródłem, ale fachowej porady może udzielić jedynie mecenas prawa.

Najczęstszy kłopot sprawia e-przedsiębiorcom pertraktacja treści umowy oraz interpretacji sugerowanych zapisów. Dla każdego uczestnika rynku negocjacje stanowią pewnego rodzaju utrudnienie, ponieważ rzadko zdarza się, iż narzucone przez jedną ze stron warunki umowy zostaną od razu zaakceptowane.

Każdą umowę powinno się czytać ze zrozumieniem, a w związku z tym nie należy bezrefleksyjnie składać pochopnych podpisów pod dokumentacją. Skutki prawne szybkich i nie przemyślanych decyzji mogą odbić się szerokim echem w przyszłości. Umowę, która powstała po negocjacjach także trzeba sprawdzić, tyle, że pod kątem zgodności z naszymi preferencjami. Przygotowanie umów powinno odbyć się za obopólnym porozumieniem i pertraktacje w tej sytuacji są jak najbardziej wskazane.

Nauka negocjacji

Umiejętności negocjacyjnych nie zawsze można nauczyć się na wyspecjalizowanych kursach. Często po uczestnictwie w takim kursie nie wynosimy nowej wiedzy, a jedynie wydajemy niepotrzebnie pieniądze. Najlepiej uczymy się na własnych błędach i w imię tej  zasady należy zdobywać doświadczenie. Wiedza praktyczna ma o wiele większej znaczenie niż teoretyczna zdobyta na kursie. Podchodząc do pierwszych negocjacji i próbując własnych sił w zawieraniu umów należy zachować przede wszystkim spokój i skupić się na celu negocjacji jakim jest uzyskanie optymalnie najlepszej dla nas oferty. Dobrą metodą jest wizualizacja, czyli wcześniejsze wyobrażenie sobie przebiegu rozmowy.

Podejmując negocjacje należy postawić na własną kreatywność i wyobraźnię. Nie zapominając o relacjach partnerskich z kontrahentem i stworzeniu miłej atmosfery. Z pewnością negocjacje będą zgodne z prawem jeżeli będziemy je podejmować w dobrej wierze  i będziemy dążyć do osiągnięcia biznesowego celu. Wyższa konieczność może stanowić wytłumaczenie niewywiązania się z pewnych warunków umowy, jednakże dotyczy to sytuacji szczególnych, często niezależnych od podmiotu tj. np. pożar.

Zasady zawierania umów B2B

Zawierając umowę w B2B należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach:

1. Jesteśmy równi jako ludzie, ale niektórzy z nas są w pewnych kwestiach lepsi.

2. Strach jest wrogiem trzeźwego myślenia.

3. Nasze wysiłki zostaną docenione.

4. Sukces jest na wyciągnięcie ręki.

5. Zawarte umowy są wiążące.

6. Wyższa konieczność usprawiedliwia.
    

Te teoretyczne zasady można z łatwością przełożyć na codzienne relacje biznesowe. Należy pamiętać, że wszelkie kontakty biznesowe nawiązuje się bez ograniczeń, z wyjątkiem drobnych zmian w prawie wspólnotowym. Najważniejsza w podstawie prawnej jest dowolność w nawiązywaniu umów, czyli kreowania relacji z pozostałymi podmiotami gospodarczymi. Z punktu widzenia prawnego nie znaczące jest ile pewne przedsiębiorstwo zapłaciło producentowi za towar. Prawo zajmuje się kontrolą wywiązywania się z umów i sprawdza czy obie strony spełniły warunki zapisów. Przepisy nie dotyczą warunków handlowych ale mają zabezpieczać obrót gospodarczy obu stron umowy.

Rodzaje umów B2B

Umowy dzielimy na dwie podstawowe kategorie:

• nazwane - np. kupna-sprzedaży, określane przez prawo terminem essentialia negotii, czyli minimalną zawartością, w przypadku umów B2B będą to strona, przedmiot i cena

• nienazwane – są to umowy, które przeważnie regulują sfery nieznane albo hybrydowe.

Podejmując decyzję o zawarciu umowy należy mieć świadomość, że prawo nie ingeruje w kwestie wielkości przedsiębiorstwa. Zgodnie z nim oba podmioty gospodarcze mają takie same prawa. Małe i duże przedsiębiorstwa są chronione przez zakaz zawierania umów jednostronnie korzystnych.  Dlatego nie można zawierać umów zdecydowanie niekorzystnych dla jednej ze stron, co jest szczególnie istotne dla słabszych podmiotów gospodarczych. Nie zgodne z przepisami są także umowy godzące w dobre zwyczaje.

Wytyczne do umowy

Nie ma określonych wytycznych do umowy, z założenia umowa powinna być krótka, treściwa, przejrzysta i zrozumiała nawet dla osób, które nie są specjalistami. Wszelkie kwestie sporne dotyczące nie wywiązywania się z umowy rozwiązuje się najczęściej na drodze mediacji i arbitrażu, jednak najskuteczniejsza jest droga sądowa. W przypadkach jakichkolwiek sporów należy udać się do odpowiedniej jednostki sądowej co zależy od kwoty roszczenia albo wartości przedmiotu umowy.

Dokonując zawarcia ugody przed pierwszą rozprawą należy liczyć się z tym, iż ma to podobny skutek co do wyroku instancji sądowniczej, czyli każda ze stron ponosi własne koszty procesowe. Jeżeli chodzi o proces sądowy to koszty ponosi  tylko i wyłącznie strona przegrana. Od zamierzchłych czasów obowiązuje prawo ponoszenia ciężaru dowodowego na tej osobie, która mówi o zaistniałej sytuacji, a nie na tej, która zaprzecza wydarzeniom. Dlatego najkorzystniejszym rozwiązaniem jest zawieranie umów na piśmie, ponieważ dokumenty mają większą siłę dowodową niż zeznania świadka.

By skutecznie rozwiązać kwestię sporną w sądzie należy pamiętać o:

• dobrym przygotowaniu do rozprawy

• okazaniu szacunku wobec sędziego

• skupieniu i uważnym słuchaniu

• zwięzłości i rzeczowości wypowiedzi

• przedstawianiu dowodów

• kulturalnym zachowaniu w stosunku do strony przeciwnej

• zachowaniu zdrowego rozsądku.