Pudełkowy system ERP - plusy i minusy

System ERP (Enterprise Resource Planning) to najbardziej ogólnie mówiąc systemy wspomagające zarządzanie firmą. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że ERP to baza danych zbierająca informacje ze wszystkich obszarów działalności organizacji, które następnie można przetwarzać na wiele sposobów.

Najważniejsze z nich dotyczą produkcji, zakupów, sprzedaży, magazynu czy logistyki. O ERP można by wiele napisać. Szczegółowe informacje o genezie powstania i rozwoju systemów ERP przedstawiliśmy w jednym z poprzednich wpisów.

Systemy ERP można podzielić ze względu na możliwości jakie oferują, dedykowane dla firm o różnej wielkości na różnym etapie rozwoju. W tym wpisie skupiamy się na tanich, pudełkowych aplikacjach, które koncentrują się głównie na obsłudze magazynu, zakupach, sprzedaży i rozliczeniach jak np. popularny Subiekt GT firmy Insert.
 

Cena, koszt wdrożenia

Głównym plusem pudełkowych ERPów to niski koszt licencji i stosunkowo niski koszt uruchomienia - do pracy nie wymagany jest nawet serwer, wystarczy standardowy komputer PC. W ciągu 30 minut program może być gotowy do pracy.

Jeżeli chcemy korzystać z systemu w kilka osób np. kilku sprzedawców fakturujących w tym samym czasie, musimy zakupić dodatkowe licencje oraz serwer, na którym zainstalowana zostanie baza danych. Koszty rosną, ale są one i tak niewygórowane i wraz z serwerem zamkną się w kwocie 5 - 10 tyś zł netto, w zależności od ilości licencji (operatorów) oraz rodzaju systemu dla serwera (np. płatny MS Windows Server).

Czas wdrożenia

Pudełkowe systemy ERP to aplikacje - programy komputerowe instalowane na dowolnym komputerze PC.  Ponieważ aplikacje te są typowymi programami komputerowymi, wymagają zawsze instalacji na komputerze na którym chcemy z nich korzystać. Jeśli z systemu chce korzystać kilka osób wymagany jest serwer, na którym instalowana jest baza, natomiast na każdym komputerze klienckim wymagane jest zainstalowanie aplikacji i odpowiednia konfiguracja aby korzystać ze wspólnej bazy na serwerze.

Jeśli z systemu ma korzystać jedna osoba instalację można wykonać w kilka minut, plus dodatkowe kilka na konfigurację. Jeśli jednak z systemu będzie korzystać więcej osób, wymagany będzie serwer, jego konfiguracja oraz instalacja aplikacji na każdym komputerze klienckim. W takim przypadku czas wdrożenia rośnie, jednak w przypadku standardowej konfiguracji jest to kwestia dodatkowych godzin niż dni.

Minusem jest konieczność instalacji aplikacji po każdej reinstalacji systemu na komputerze klienckim, chyba że jest on przywracany z kopii bezpieczeństwa, która zawiera również instalację programu ERP.

Możliwości

Pudełkowe systemy ERP umożliwiają wsparcie dowolnej działalności handlowej lub usługowej. Ich główne funkcjonalności skupiają się na obsłudze magazynu, zakupów, fakturowaniu sprzedaży stacjonarnej, rozrachunkach oraz tworzeniu zestawień i prostej analizie danych. W niektórych przypadkach pozwalają również na obsługę produkcji. Dostępne funkcjonalności oraz możliwości standardowej parametryzacji są z reguły wystarczające w początkowej fazie działalności. Jeśli nasza działalność nie wymaga niekonwencjonalnych rozwiązań, to standardowa parametryzacja powinna wystarczyć. Jeśli jednak chcemy dopasować system do procedur obowiązujących w firmie, pudełkowe rozwiązanie może się okazać zbyt mało elastyczne.

Praca zdalna

Nie ma problemu z pracą zdalną tak długo jak korzystamy z komputera PC np. laptopa. Możemy wykorzystać do tego możliwości zdalnego pulpitu w MS Windows czy darmowego programu Team Viewer. Warunkek jest taki, że komputer w biurze na którym mamy zainstalowany system musi być uruchomiony, inaczej podłączenie nie będzie możliwe. Istnieje też możliwość podłączenia z komputerem z urządzenia mobilnego np. poprzez Team Viewer'a, jednak praca w takich warunkach będzie delikatnie mówiąc utrudniona.

E-commerce, B2C/B2B

Trudności pojawiają się kiedy działalność chcemy przenieść do internetu np. uruchomić sklep internetowy. Sklepy internetowe to aplikacje webowe obsługiwane przez przeglądarki internetowe. Oprogramowanie sklepów internetowych instalowane jest na serwerach hostingowych, natomiast systemy ERP instalowane są na serwerach bazodanowych ulokowanych z reguły w firmie, które często ze względów bezpieczeństwo nie są podłączane do internetu i działają tylko w sieci wewnętrznej - intranet.

Jeśli chcemy, aby w naszym sklepie pojawiały się aktualne informacje o towarach dostępnych na magazynie, oraz mieć możliwość fakturowania zamówień składanych przez sklep internetowy - wymagana w tym celu jest integracja łącząca system ERP z systemem sklepu. Takie integracje są możliwe i bardzo często realizowane, natomiast wymagają większego nakładu pracy niż 30 minut potrzebnych do instalacji samego programu.

Dodatkowym minusem są opóźnienia wynikające z synchronizacji danych co określony czas np. co 30 minut albo rzadziej. W przypadku dużych baz danych synchronizacja może trwać nawet kilka czy kilkanaście minut i uzależniona jest od prędkości łącza internetowego. Dodatkowo każda integracja niesie za sobą ryzyko "rozjeżdżania" i niespójności danych pomiędzy systemami oraz ryzyko utraty danych, jeśli awaria wystąpi w trakcie synchronizacji.

Minusem jest również brak obsługi kont B2B w standardzie, które z reguły wymagają zakupu dodatkowego modułu. Wdrożenie modułu B2B z reguły wymaga również zakupu usług wdrożeniowych, gdyż standardowa parametryzacja z reguły nie wystarcza.

E-marketing

Pudełkowe systemu ERP z reguły nie umożliwiają prowadzenia marketingu, gdyż ten zarezerwowany jest raczej dla systemów e-commerce, bardziej ukierunkowanych na działania internetowe.

Alternatywa

Pudełkowe system ERP mają wiele zalet - są tanie i szybkie we wdrożeniu, umożliwiają wielostanowiskową pracę w seci firmowej, posiadają spory zakres funkcjonalności oraz duże możliwości parametryzacji. Niestety te aplikacje epoki komputerów PC, nie epoki internetu. Jeśli w działalności chcemy wykorzystać internet do sprzedaży poprzez sklep internetowy czy pozyskiwania klientów poprzez serwis firmowy czy e-commerce, pudełkowy system się do tego zupełnie nie nadaje. Podobnie w kwestii e-marketingu - pudełkowy ERP nie został do tego stworzony i ten obszar jest mu zupełnie obcy.

Jeśli internet jest dla nas ważnym medium, gdzie szukamy klientów, pozyskujemy partnerów, sprzedajemy poprzez wiele kanałów - od sklepów internetowych po aukcje, prowadzimy aktywny marketing i remarketing, budujemy relacje z klientami, automatyzujemy sprzedaż i kontakt z użytkownikami, rozwijamy sprzedaż poprzez portale społecznościowe - w takim przypadku powinniśmy pomyśleć nad systemem e-commerce ERP.

Systemy tego typu pisane są w innym środowisku - webowym, jako aplikacje internetowe instalowane na serwerach hostingowych i oprócz standardowych funkcjonalności znanych z pudełkowych ERP jak obsługa magazynu czy fakturowanie oferują dodatkowa pełną obsługę e-commerce - multi sklepy internetowe, personalizację treści, rozbudowany e-marketing i automatyzację. Dodatkowo systemy te sprzedawane są nie tylko w formie licencji ale również jako usługa w chmurze tzw. SaaS, gdzie płacimy comiesięczny abonament za wybrany pakiet funkcjonalny.

Podsumowanie

Jeśli zaczynasz działalność, jesteś w początkowej fazie rozwoju, prowadzisz jednoosobową dzialalność handlową i masz ograniczone środki - pudełkowy system ERP może wiele zaoferować - rozbudowaną funkcjonalność magazynową, sprzedażową czy rozrachunki. Jest jeden warunek - Twoja działalność nie potrzebuje internetu, nie nastawiasz się na sprzedaż w internecie, na pozyskiwanie klientów w sieci, marketing internetowy oraz budowanie relacji poprzez portale społecznościowe. W takim przypadku pudełkowy ERP będzie dobrym rozwiązaniem.

Jeśli jednak stawiasz na internet, gdzie szukasz klientów, budujesz z nimi relacje, sprzedajesz poprzez sklep lub wiele sklepów czy aukcje internetowe - lepiej rozglądnij się za systemem ery internetu - napisanym pod działalność e-commerce, obsługiwanym przez przeglądarkę z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Taki system nie tylko lepiej spełni Twoje potrzeby, ale również może być lepszym rozwiązaniem od strony finansowej, kiedy skorzystasz z wersji w chmurze SaaS, zamiast kupować licencję.