Systemy DMS - elektroniczny obieg dokumentów

Co to są systemy DMS

Systemy DMS czyli zarządzanie dokumentami (z angielskiego Document Management System). Systemy te służą kompletowaniu, gromadzeniu, indeksowaniu, udostępnianiu i wyszukiwaniu najrówniejszych dokumentów powstających w obrębie firmie jak również tych przychodzących z zewnątrz.

Systemy DMS umożliwiają wyszukiwanie dokumentów według konkretnych kryteriów.  Do systemy DMS dokumenty mogą trafić dzięki automatycznemu zapisywaniu z dysku, bezpośredniemu skanowaniu lub przez pocztę elektroniczną. Dodatkowo rozwiązanie DMS umożliwia rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie.

Dzięki doskonałej organizacji kompletowania dokumentów, wykwalifikowanym funkcjom i prostemu interfejsowi użytkownika systemy DMS są banalne w obsłudze, co jest kolejnym ich plusem.
 

Jak działają systemy DMS

Systemy DMS ułatwiają sprawną i szybką realizację działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich segregowanie, klasyfikację, udostępnianie i archiwizację aż do zarządzania ich obiegami.

Dokumenty funkcjonujące w systemie DMS zazwyczaj organizowane są w strukturę drzewiastą.  Funkcje systemów uporządkowane są w sposób klasyczny, co ułatwia wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego działania lub działu firmy.

Systemy DMS posiadają szereg funkcji ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument jest posiadaczem metryki przedstawiające informacje o nim. Informacje zawarte w metryce mogą być rozwinięte o nowe pozycje przez pracownika. Dokumenty mogą być ze sobą powiązane formując komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane.

Systemy DMS kumulują w prosty i szybki sposób dokumenty z zewnątrz typu:  

• z poczty elektronicznej (e-mail w DMS)

• z systemów biurowych (MS Office, Open Office i innych)

• z wbudowanego edytora plików tekstowych i HTML

• ze skanera (np. faktura zakupowa)

• z faksu

• z dysku stacji roboczej użytkownika systemu ISOF-Workflow

• "wirtualnymi dokumentami" z innych modułów ISOF (Formularz, Klient, Aktywność CRM, Zadanie CRM, Faktura, Zgłoszenie serwisowe).

Systemy DMS sprawiają, że wyszukiwanie dokumentów jest wprost banalne. Wystarczy wpisać nazwę dokumentu oraz przybliżonego miejsca w którym dokument ma być poszukiwany i gotowe. Gdy dokument już zostanie odnaleziony można użyć funkcji lokalizuj, która odszuka dokument i określi jego miejsce w drzewie. W razie dołączenia konkretnego dokumentu do kilku obszarów roboczych system DMS zmniejsza duplikowanie danych, które naprawdę zapisane są tylko w jednej lokalizacji. 

Dodatkowo system wyświetla szczegółowe informacje o wybranym dokumencie, typu numer identyfikacyjny, informacja gdzie się znajduje, wersja dokumentu, format, rozmiar oraz data i godzina utworzenia dokumentu. Aby system skonkretyzował wyszukiwanie dokumentów należy wybrać cechę według której będzie szukany dokument.

System może wyszukiwać danego dokumentu:

• wewnątrz konkretnego foldera

• zdefiniować z jakiego przedziału czasowego ma pochodzić dokument

• ustalić rozszerzenie, typ, ilość wersji i rozmiar dokumentu oraz autora (który utworzył dany dokument) i kontrahenta do którego był kierowany.

System może też wyszukiwać dokumentu w wyszukiwaniu całotekstowym. Pozwala to na wyszukiwanie kluczowego słowa lub dowolnego ciągu znaków występujących w konkretnym dokumencie. Takie wyszukiwanie może działać w obszarach roboczych zawartości plików tekstowych, e-mailach, zintegrowanej skrzynce wiadomości, plikach PDF i RTF, dokumentach pakietu Open Office.    

Systemy DMS umożliwiają klasyfikowanie treści zawartych w informacjach rozszerzonych plików graficznych oraz w fakturach, dokumentach magazynowych i opisach towarów czy kontrahentów. Wyszukiwanie dokumentów jest również możliwe we wszystkich dostępnych ich wersjach.

Wszystkie dokumenty są subskrybowane. Natomiast informacje o najmniejszych nawet modyfikacjach  w dokumencie lub folderze są przekazywane do wyznaczonych użytkowników w formie powiadomień lub poczty elektronicznej.

Dokumenty mogą być rejestrowane w systemie DMS zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Zarejestrowane dokumenty poddawane są klasyfikacji, następnie nadawany zostaje im nr identyfikacyjny w oparciu o klasyfikację dziesiętną (numer zawiera następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok).

Taka klasyfikacja dokumentu może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m.in. informacja o archiwizacji dokumentu. Dzięki temu w systemie DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym zbiorem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów w firmie. System DMS umożliwia również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer identyfikacyjny lub kategorię nadaną podczas rejestracji. Każda kategoria zazwyczaj przypisana jest do obiegu. Natomiast dokument, który już dostał numer klasyfikacyjny automatycznie wchodzi w cykl pracy zadanego obiegu.

Do sytemu DMS dokumenty wprowadzane mogą zostać z dysku lub bezpośrednio ze skanera. Jest to możliwe dzięki wbudowani funkcji obsługi skanera, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Dokument może się również znaleźć w systemie DMS poprzez specjalny adres poczty elektronicznej. Możliwe to jest dlatego, że w systemie DMS jest wbudowany edytor TXT i HTML.

W systemie DMS usuwanie dokumentów odbywa się dwustopniowo. Po pierwsze następuje wyrzucenie plików do kosza. Usuwany dokument nie ma prawa funkcjonować w systemie, nie może mieć przypisanej okazji, a także nie może mieć przypisanego numeru klasyfikacji.

Użytkownik mający uprawnienia do panelu administratora może decydować o dokumencie znajdującym się w koszu. Administrator może go ostatecznie usunąć albo przywrócić do poprzedniej lokalizacji. W opcjach systemów DMS istnieją możliwości oszacowania czasu przechowywania dokumentu w koszu. Po tym okresie dokument jest kasowany z bazy danych. Jednak jego historia zostaje zachowana i wyszukiwać tego typu dokumenty.

W celu uzyskania całkowitej kontroli nad użytkowaniem systemów DMS należy zdefiniować uprawnienia zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokumenty mogą być udostępniane tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub można całkowicie zabronić do nich dostępu.

Wybrani użytkownicy dostaną przyporządkowane uprawnienia administratorów lokalnych konkretnych folderów albo dokumentów. Dzięki temu będą oni mogli decydować o uprawnieniach pozostałych użytkowników. Istnieje również możliwość nadania użytkownikowi czasowego uprawnienia do dokumentu. Po upływie określonego czasu dostęp do dokumentu zanika.

Wszystkie dokumenty nadane maja wersje. Każda modernizacja dokumentu rejestrowana jest poprzez nadanie: kolejnego numeru wersji, daty zmiany, nazwiska osoby wprowadzającej oraz możliwość krótkiego opisu modernizacji. Poza tym system DMS zachowuje wszystkie wcześniej rejestrowane wersje dokumentu oraz zdefiniowaną indywidualnie ich ilość.

Zalety systemów DMS

Systemy DMS przede wszystkim ułatwiają gromadzenie, kompletowanie i wyszukiwanie różnego rodzaju dokumentów przyspieszając pracę w firmie. Zapewniają również szybką i sprawną obsługę przepływu dokumentów między różnymi pracownikami i działami firmy. System DMS porządkuje i usprawnia pracę w ramach określonych obiegów dokumentów. Obsługuję faktury elektroniczne jak i skanowane. Umożliwia jednolitą obsługę poczty elektronicznej oraz faksów według zdefiniowanych wcześniej procedur. Minimalizuje duplikację danych poprzez zapisywanie plików udostępnionych w wielu obszarach roboczych tylko w jeden lokalizacji.

Systemy DMS znacznie ulepszają i pomagają w organizacji pracy w ramach norm ISO 9000 z zakresu przechowywania i obsługi dokumentacji oraz wykonywania i nadzoru  określonych procedur.

Wady systemów DMS

Obecny stan prawny nie pozwala przedsiębiorstwom na całkowite zrezygnowanie z papierowych form dokumentacji w zamian za ich elektroniczne odpowiedniki. Jednak ciągle rozwijająca się informatyzacja szuka wciąż nowych rozwiązań by postępuje jednak wytrwale, a już dziś elektroniczne wersje papierowych archiwów znacznie podnosiły komfort pracy i zwiększało jej wydajność.  

Podstawą wadą dla wielu przyszłych użytkowników, którzy planują wdrożyć system DMS w swoim przedsiębiorstwie są koszty. Pomimo tego, że wdrożenie systemu zarządzania dokumentami przyniesie przedsiębiorstwu duże koszty to zwrócę się one w postaci zaoszczędzonego czasu pracy personelu.

Drugą ważną obawą przedsiębiorców jest bezpieczeństwo danych przechowywanych w systemie DMS, którego nie wolno lekceważyć. Dlatego przystępując do korzystania z systemu DMS, należy przygotować i wdrożyć politykę bezpieczeństwa danych. Mamy na myśli przede wszystkim regularne wykonywanie kopii zapasowych oraz regulację fizycznego i zdalnego dostępu do serwera bazodanowego. A wszystko to dla pewności, że w razie nie przewidzianego wypadku, jak na przykład uszkodzenie dysku nasz dane są bezpieczne.