Systemy ERP - oprogramowanie do zarządzania firmą

Co to są systemy ERP

Systemy ERP - Enterprise Resource Planning czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa to zespół systemów informatycznych składających się z współpracujących ze sobą modułów. Dzięki szybkiej wymianie informacji dotyczących wspólnych procesów system ERP zapewnia optymalizację procedur zarządczych i finansowych w obrębie przedsiębiorstwa, jak również pomiędzy kontrahentami. Ogólnie rzecz biorąc jest to oprogramowanie służące do zarządzania firmą.

Systemy ERP mają na celu ułatwienie zarządzania działaniami podejmowanymi w przedsiębiorstwie poprzez kumulowanie i umożliwianie wykonywania operacji na zgromadzonych danych. Pomoc w zarządzaniu za pomocą systemów ERP może obejmować kilka lub wszystkie jego szczeble. Wspomaga optymalizację eksploatacji zasobów oraz zachodzących procesów firmy.

Systemy ERP to również rozszerzona aktualizacja  systemów MPR II. Fundamentalnym elementem tych systemów jest baza danych, która zwykle jest wspólna dla wszystkich pozostałych modułów. Moduły swym zasięgiem obejmują konkretne obszary, jak; - zarządzanie zasobami ludzkimi - finanse - księgowość- kontakty z klientami - sprzedaż - zaopatrzenie - planowanie produkcji - śledzenie realizowanych dostaw - zarządzanie zapasami - magazynowanie. Systemy ERP mogą w sobie zawierać również inne moduły, na przykład moduł:  zarządzanie projektami, controlling czy zarządzania transportem.

Systemy ERP to bardzo elastyczne oprogramowanie do zarządzania firmą. Istnieje możliwość dopasowania ich do specyfiki poszczególnych przedsiębiorstw. A dzieje się tak dlatego, że poszczególne moduły mogę być wzajemnie niezależne. To oznacza, że mogą funkcjonować bez obecności innych modułów.

Jedna z cech charakterystycznych systemów ERP jest zdolność do ustalenia uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Kolejną zaleta tych systemów jest bardzo ważna funkcja umożliwiająca użytkownikom wykonanie procesu planowania "z dołu do góry" (z angielskiego: bottom-up replannig). Co oznacza, że pracownicy mogą wprowadzać zmiany typu, nanoszenie poprawek czy rozpatrywanie alternatywnych pomysłów w rozwiązania zaproponowane przez system jak na przykład zmiana systemu motywacyjnego pracowników.  

Systemy ERP mogą być używane zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, o różnych typach produkcji, jak i w przedsiębiorstwach usługowych czy dystrybucyjnych. Na przykład, systemy ERP zaprogramowane dla produkcji zleceniowej obsługują wytwarzanie na zamówienie jednostkowych wyrobów, jak; części do samochodów czy krzesła.

Natomiast te same systemy dla produkcji procesowej obsługują procesy łączenia, rozdzielania, formowania lub przeprowadzania reakcji chemicznych, na przykład w rafineriach czy przy produkcji farb. Dla przedsiębiorstw konstruujących na zamówienie i realizujących złożone projekty systemy ERP obsługiwać będą procesy konstrukcyjne, technologiczne, budżetowanie i kosztorysowanie oraz zarządzanie projektami. Jest to niezwykle przydatne zwłaszcza dla przedsiębiorstw budowlanych.  

Pomysł na systemy ERP

Pierwsze pomysły na oprogramowanie do zarządzania firmą powstały już w latach 50-tych XX w. Pierwszym prototypem systemów ERP były systemy o nazwie Inventory Control (w skrócie IC). Ich jedynym zadaniem było zarządzanie stanem magazynowym czyli zapasami.

Lata 60-te, a dokładniej ich początki przyniósł rewolucyjny przełom w tworzeniu systemów służących wspomaganiu zarządzania, czego owocem było wprowadzenie systemów Material Requirements Planning  (MRP). Pomijając fakt, że owe systemy połączyły kilka powiązanych ze sobą funkcji przedsiębiorstwa, nadal pokrywały tylko niewielki obszar działalności całego przedsiębiorstwa.

Ówczesne systemy MRP charakteryzowały się przede wszystkim odizolowaniem od innych.

Wynikało z faktu, że określone stanowiska dzięki używanej aplikacji mogły zajmować się wyłącznie jedną dziedziną, taką jak np. księgowość, kadry czy zarządzanie zapasami. Natomiast kumulowane w trakcie pracy dane nie były dostępne na pozostałych stanowiskach. Rozszerzenie funkcjonalności podstawowego systemu MRP  doprowadziły do powstania systemu MRP z zamkniętą pętlą (closed loop MRP). Nowa wersja systemu MRP bazowała na modelu produkcji, który uwzględniał wpływ informacji zwrotnych, określających stan procesu produkcyjnego w różnych fazach jego zaawansowania, na różne parametry opisujące całość produkcji.

Kolejne udoskonalenia MRP closed-loop pobudziły do życia Manufacturing Resource Planning (MRP II). Ten system rozbudowano o elementy związane z procesami sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją. System MRP II obsługuje wszystkie sfery zarządzania przedsiębiorstwem: od przygotowania produkcji, poprzez je planowanie i kontrolę, aż po sprzedaż i dystrybucję wyprodukowanych dóbr.

Kolejnym etapem rozwoju systemów MRP II były lata 90-te. Wprowadzono kolejne zmiany, których efektem był nowoczesny system ERP, reprezentujący zupełnie nowy standard. Nowy model zarządzania umożliwiał szybkie planowanie i korekcję działalności gospodarczej przedsiębiorstw. System ERP został wzbogacony o księgowość, finanse i rachunkowość zarządczą.

W raz z nadejściem nowego XXI wieku, nadeszły zmiany w zarządzaniu przedsiębiorstwem, które wychodziło poza obszar formalny organizacji. Wymusiło to również zmiany w systemach ERP. Nadążając za nowymi potrzebami przedsiębiorstw systemy ERP ewoluowało na ERP II. Nowa wersja została wyposażona dodatkowo o inteligentne wspomaganie obsługi klienta oraz wspomaganie związków pomiędzy partnerami biznesowymi w tym łańcuchu.

Korzyści z systemów ERP

Korzyści dla firm z użytkowania systemów ERP jest wiele. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć sprawne przesyłanie danych, a tym samym efektywniejsze zarządzanie firmą.

Pozostałymi zaletami systemów ERP są:

• efektywne  zarządzanie sprzedażą i planowaniem produkcji

• optymalizacja wykorzystywania zasobów i wyposażenia posiadanego przez przedsiębiorstwo

• automatyzacja wprowadzania danych

• szybki dostęp do  danych firmy

• synchronizacja działań wewnątrz poszczególnych działów firmy

• zautomatyzowanie procesów  logistycznych w przedsiębiorstwie

• dynamiczna kontrola nad procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie

• nadzór i monitorowanie stanu zapasów w firmie

• niezwykle szybka wymiana danych zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy zewnętrznymi jej komponentami

• możliwość planowania i zarządzania na wielu płaszczyznach (np. zarządzanie zasobami ludzkimi, finansowymi czy rzeczowymi)

• planowanie czy wyselekcjonowanie danych w zakresie określonego działu czy pewnych zasobów

• jedna wspólna baza danych - ułatwienie wprowadzania, gromadzenia, a także przechowywania danych.

Niestety systemy ERP posiadają również wady. Podczas wdrażania sytemu mogą pojawić się przeszkody. Przede wszystkim dostosowanie systemu ERP do dotychczasowego oprogramowania może być ograniczone. Należy też  wziąć pod uwagę, ze po wdrożeniu tych systemów nastąpi całkowita zmiana podejścia do procesów biznesowych.

ERP w chmurze

Systemy ERP obecnie maja bardzo szerokie zastosowanie w biznesie. Jednak możemy być pewni, że wciąż będą ulegać modyfikacjom i zmianom, aby coraz lepiej służyć przedsiębiorstwom. Następcy obecnych systemów ERP na pewno będą w coraz większym stopniu skupiać się na użytkowniku i jego codziennych czynnościach w przedsiębiorstwie. Takie podejście jeszcze bardziej usprawni pracę użytkowników na wszystkich szczeblach hierarchii przedsiębiorstwa i poprawi efektywność pracy.

Czego możemy się spodziewać po następcach obecnych systemów ERP. Możemy być pewni, że będą to jeszcze prostsze i intuicyjne aplikacje z wieloma mechanizmami ostrzegania i informowania oraz organizowaniem pracy. Przyszłe systemy ERP uzupełnione zostaną o rozbudowane algorytmy kontroli sytuacji biznesowej poszczególnych obszarów firmy.

Oprogramowanie będzie automatycznie informowało o nieprawidłowościach w przebiegu procesów biznesowych, a wraz z informacją uruchamiana będzie procedura reakcji na zaistniałą sytuację. System rozpocznie wykonanie odpowiednich działań, co ułatwi szybkie reagowanie na powstające przeszkody.

Coraz częściej pojawia się potrzeba korzystania z systemów ERP jako usługi w tzw. chmurze. Takie wykorzystywanie tych systemów charakteryzuje się bardzo niską barierą wejścia oraz dostępu do bogatego funkcjonalnie i technologicznie rozwiązania. Jednocześnie mamy do niego dostępem z dowolnego miejsca, a także bogate możliwości integracji wykraczającej poza jedno przedsiębiorstwo.

E-commerce ERP

Wraz z rosnącą sprzedażą w internecie i rozwojem systemów sklepów internetowych, coraz większym zainteresowaniem cieszą się systemy ERP dla e-commerce. System te są z reguły aplikacjami webowymi działającymi w przeglądarkach internetowych podobnie jak oprogramowanie sklepów, natomiast oprócz samego zarządzania sprzedażą w sklepie oferują dodatkowe możliwości znane z systemów ERP - zarządzanie magazynem, sprzedażą w innych kanałach - call center, dział handlowy, sprzedaż mobilna, zarządzanie finansami i rozrachunkami, logistyką, CRM oraz inne moduły, dedykowane dla konkretnych branż.