Newsletter firmowy jako narzędzie e-marketingu

Newsletter (biuletyn) określić można jako "list z nowościami". Wiele odwiedzanych przez internautów stron proponuje możliwość zapisania się do newslettera (zamawiamy je na poszczególnych witrynach internetowych). Jest to istotny element kontaktu z klientem lub osobą zainteresowaną specyfiką danej firmy.

Więcej o narzędziach do e-marketingu można przeczytać w artykule 6 najbardziej popularnych narzędzi do e-marketingu.

Newslettery pomagają tworzyć i podtrzymywać relacje z kontrahentami, a także budować poczucie wzajemnej lojalności i współpracy.

Rodzaje newslettera

Wyróżnić możemy dwie główne formy newslettera:

• direct e-mail - taki, którego głównym celem jest sprzedaż

• newsletter relacyjny - taki, którego celem jest nawiązanie relacji.
   

Możemy mówić także o newsletterze:

• będącym bezpłatnym pismem w formacie tekstowym - mogą być odczytywane jak normalny e-mail

• będącym informacją z podanym linkiem, który pozwala pobrać nowe wydanie określonego pisma w wersji elektronicznej

• będącym określonym tekstem z witryny z załączonymi linkami do innych artykułów z danej strony

• będącym tekstem, który przychodzi e-mailem.
   

Jakie korzyści ma firma z posiadania newslettera

Przede wszystkim jest to przystępna i szybka forma utrzymywania kontaktu z kontrahentami oraz osobami zainteresowanymi firmą. Poczta elektroniczna w dzisiejszym świecie daje tyle możliwości, że rezygnacja z wykorzystania jej może się niekorzystnie odbić na działalności firmy internetowej.

Rzadko spotykane (o ile w ogóle) jest zrezygnowanie z dobrodziejstw e-maila w przypadku funkcjonowania firmy na płaszczyźnie Internetu. Nie mniej jednak wykorzystać e-mail można w sposób bardzo skromny i okrojony, albo w sposób rozszerzony i przynoszący przedsiębiorstwu znaczne korzyści.

Co daje nam zatem newsletter?

1. Pozwala nam zebrać dane o klientach i na tej podstawie zbudować bazę kontrahentów. Mając już dane określonych klientów, zainteresowanych przedsiębiorstwem, łatwiej do nich dotrzeć. Na bieżąco można im przypominać o firmie, sprawiać, że będą zainteresowani jej specyfiką lub aspektami, które docierają do nich poprzez pocztę elektroniczną. Dzięki temu budujemy w świadomości internautów zapisanych do newslettera pozytywny obraz firmy i zapadamy im w pamięć.

2. Newsletter umożliwia budowanie relacji z klientem. Nie musi on być jedynie informatorem służącym do przekazywania informacji czy reklamy. Można go wykorzystać, aby pokazać klientowi, iż interesują nas nie tylko jego pieniądze, ale i zadowolenie. Z pewnością miło będzie od czasu do czasu otrzymać jakiś prezent (darmowego e-booka), czy informację niekoniecznie dotyczącą konkretnej oferty sprzedażowej.

3. Newsletter zwiększa sprzedaż - po wysłaniu newslettera zazwyczaj zwiększa się sprzedaż nie tylko jakiegoś określonego produktu (np. którego dotyczyła tematyka newslettera), ale i sprzedaż generalna. Przypominamy bowiem klientom o firmie, zachęcamy do niej, budujemy w kliencie poczucie lojalności i dajemy mu do zrozumienia, że o nim pamiętamy. Newsletter możemy więc wykorzystać nie tylko do reklamy określonego towaru czy podjęcia próby sprzedania nadmiaru danego asortymentu. Dzięki profesjonalnie przygotowanemu newsletterowi , opartemu na długotrwałej relacji, a nie jednorazowej reklamie, możemy zwiększyć ogólną sprzedaż przedsiębiorstwa.

4. Newsletter umożliwia dzielenie się wiedzą z czytelnikami, a przez to budowanie swojego autorytetu. Jeśli dzięki temu określony internauta zainteresuje się naszą firmą, lub chociażby zatrzyma się dłużej na stronie internetowej firmy czy blogu, możemy uznać to za spory sukces.
    

A co z wadami newslettera

Osoba, która myśli, że newsletter ma same zalety z pewnością będzie się musiała rozczarować. Praktycznie wszystkie rzeczy, z którymi spotykamy się w życiu maja dobrą i złą stronę. I nawet jeśli ta strona jest praktycznie tylko dobra, to zawsze można określoną rzecz wykorzystać w złym, lub innym niż wskazuje przeznaczenie celu.

Tak samo jest z newsletterem. Korzyści z jego zastosowania jest wiele, jednak złe jego wykorzystanie może nie przynieść żadnego skutku, lub efekt przeciwny do zamierzonego. Osoba zapisująca się na newsletter chce przede wszystkim  czerpać z tego określone korzyści, ma nadzieje, że będzie to wiązało się z czymś pozytywnym. Jeśli bezmyślnie zaczniemy robić z naszego newslettera reklamę z nachalnym tekstem, prędzej zirytujemy potencjalnego klienta, niż zachęcimy do współpracy.

Nie wiem czy tą kwestię można jednoznacznie nazwać wadą, nie mniej jednak należy mieć ten aspekt na względzie. Newsletter musi być wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, w myśl tworzenia partnerskich i opartych na wzajemnym zaufaniu relacji z klientem. Szanujmy zatem nie tylko swój, ale i klienta czas i skrzynkę elektroniczną.

Wadą newslettera jest fakt, iż osoba go zamawiająca nie otrzymuje poprzednich jego numerów. Może więc o wielu istotnych kwestiach nie wiedzieć, lub nie rozumieć aktualnego przesłania newslettera, którego zrozumienie może być warunkowane poprzednimi wydaniami. Nie mniej jednak jest to wada do przeskoczenia. Wystarczy, że czytelnik zaglądnie do archiwum.

Jak powinien wyglądać proces zapisania się do newslettera

Przede wszystkim powinien przebiegać szybko i sprawnie. Z pewnością większość internautów zrezygnuje z zamiaru zapisania się do niego, jeśli przyjdzie im wypełniać szereg pól i podawać dokładne dane osobiste. Straty (na przykład czasowe) przewyższą korzyści, jakie mogą ich spotkać po zapisaniu się na newsletter.

Wychodźmy więc z założenia, aby ułatwiać czytelnikom życie, a nie je utrudniać. Internauci przyzwyczajeni są bowiem, że Internet daje im możliwość szybkiej komunikacji, przy zachowaniu stosunkowo dużej anonimowości. Po co zatem pytać o telefon, adres domowy, czy miejsce pracy? Odpowiedź wydaje się prosta - po to, aby zniechęcić internautę do rejestracji.

Nie po to chyba jednak tworzymy newsletter, aby do niego zniechęcać ludzi. Warto w tym momencie zapytać siebie: jakie informacje ja byłbym/byłabym skłonna podać danej firmie, zapisując się do newslettera? Postawienie się w sytuacji internauty z pewnością pomoże nam odpowiednio przygotować cały proces zapisywania się na newsletter. Warto oczywiście zapytać zawsze o imię, płeć, koniecznie adres e-mail - aby zwracać się do internauty indywidualnie i z szacunkiem.

Aby newsletter został uznany za wartościowy przekaz, a nie spam lądujący w koszu, warto dołożyć starań do jego przygotowania i nie robić tego jak najmniejszym kosztem. Jeśli firma decyduje się na stworzenie newslettera powinna zrobić to dobrze - profesjonalnie, rzeczowo i w sposób trafiający do internautów. Warto wzbudzić w czytelnikach odpowiednie zainteresowanie i sprawić, by kontakt z newsletterem firmy kojarzył im się bardzo pozytywnie.

Narzędzia do tworzenia i rozsyłania newslettera

Dzisiejsze systemy CMS - ter komercyjne jak i darmowe - oferują duże możliwości tworzenia i rozsyłania newslettera i każdy kto posiada taki system może samemu prowadzić regularne mailingi do swoich klientów, partnerów i użytkowników, którzy zapisali się do bazy poprzez stronę www.

Często newslettery w CMS mogą być tworzone w wielu konfiguracjach - jako lista aktualności z danej kategorii w formie listy zajawek artykułów, jako newslettery tworzone i formatowane w edytorze HTML w trybie podglądu.

W niektórych systemach CMS newslettery mogą być tworzone również automatycznie - system sam przygotowuje wiadomość w oparciu o zdefiniowane kryteria i rozsyła do zdefiniowanej bazy użytkowników.

Nowoczesne CMSy pozwalają również dowolnie formatować wiadomości w oparciu o szablon spójny z naszą stroną firmową a rozsyłanie możliwe jest również z autoryzacją poprzez serwer SMTP.